업무 효율성 높이는 스마트오피스 | 정의, 기대효과, 사례, 도입 방법

업무 효율성 높이는 스마트오피스 | 정의, 기대효과, 사례, 도입 방법

세계적인 저출산, 고령화로 말미암아 노동 인구와 노동력 공급 감소가 우려되는 상황에서 스마트오피스를 활용한 원격 및 자율 근무가 저출산과 육아문제를 해결할 수 있는 대안으로 고려되었습니다. 하지만 쉽게 자리 잡지 못 한 이유는 사무실로 출근해서 동료들과 부대끼며 회의하고 근무하는 것이 자연스러운 일상처럼 인식되었기 때문입니다. 그리고 그것이 업무의 높은 효율을 보증하는 것으로 여겨졌습니다.

하지만 코로나의 확산은 이런 인식을 송두리째 바꿔놓았습니다. 비대면 비즈니스가 선택이 아닌 필수적 일상으로 자리 잡으며 스마트오피스는 업계의 새로운 트렌드로 떠올랐습니다. 혹시라도 다수가 밀집해 근무하는 장소에서 확진자가 발생하면 기업에 미칠 영향은 상상을 초월하기 때문이다. 이 때문에 코로나가 한창 확산되던 시기에 SK텔레콤이나 포스코, 아모레퍼시픽 등 다수의 기업들이 ‘언택트(untact)’ 방식, 곧 비대면 방식의 근무를 시행했습니다. 다수의 기업들은 재택근무를 시행했지만, 일부 기업에서는 스마트오피스를 활용해 밀집도를 낮추고 분산하는 방식을 활용했습니다.

스마트오피스란?

스마트오피스는 직원들이 본사로 직접 출근하지 않아도 관련 업무를 볼 수 있도록 시스템을 마련해둔 IT 기반 사무실을 뜻합니다. 이동식 사무 가구, 자율 좌석 시스템, 화상 회의 등 IT 솔루션을 접목해 효율적이고 유연한 공간을 마련하는 것이 목표입니다. 이전까지 대부분 빅테크나 IT 산업 분야에 국한됐던 스마트오피스는 새로운 업무 환경으로 자리잡고 있습니다.

사람들의 살아가는 공간 곳곳에 센서가 설치되고 또 연결되며 과거의 물리적 공간이 스마트 공간으로 바뀌어 가고 있습니다. 이를 통해 일상 생활은 물론 비즈니스 방식은 스마트 공간에 적합한 형태로 혁신되어 가고 있는 것입니다.

디지털 전환의 한 축은 스마트 스페이스를 활용해 새로운 비즈니스 방식을 만들어내는 것입니다. 코로나는 스마트 스페이스 활용 노력을 가속화시켰습니다. 학교 교육, 병원 진료, 회사 업무 수행 등이 언택트로 이루어지기 위해서는 스마트 스페이스 활용이 필수이기 때문입니다. 스마트오피스는 비즈니스 공간을 스마트 스페이스로 바꾸는 것입니다. 그리고 구축된 스마스 스페이스에서는 스마트 워크가 일어나게 됩니다.

스마트 워크의 요소 / 자료 출처 : 퍼시스

스마트오피스의 조건

스마트오피스를 구성할 때 중요하게 다루어야 할 점은 사무 공간의 디지털화와 함께 업무의 디지털 탈바꿈을 적용하는 것입니다. 구성원의 사무 공간에서의 업무와 휴식, 아이디어 발현 등의 과정을 디지털화하여 공간과 구성원 행위의 특성을 파악하고, 그 효과를 극대화하는 것이 중요합니다. 이러한 관점에서 스마트오피스에서는 스마트한 업무 수행과 협업을 위한 시스템과 프로그램의 제공이 중요한 요소입니다.

특히, 데이터는 스마트오피스의 핵심 요소입니다. 사무 공간 내에서의 업무 프로세스, 동선을 고려한 공간 설계 및 배치의 근거는 데이터입니다. 기존 업무 프로세스와 동선에 대한 기록을 토대로 애널리틱스와 인공지능 등을 적용하여 인사이트가 도출되기 때문입니다. 데이터는 스마트오피스의 사용자 경험과 매칭될 수 있습니다. 사용자 행위마다 발생하는 경험이 시스템에 데이터 형태로 축적됩니다. 스마트오피스에서의 사용자 경험은 공간 곳곳에서 수집된 데이터를 기반으로 정교하게 설계될 수 있습니다.

스마트오피스 구축을 위해 개본적으로 고려해야할 요소는 다음과 같습니다.

지능형 업무공간의 주요 기능 / 자료 출처 : 투이컨설팅

스마트오피스 도입 효과

스마트 스페이스는 물리적 공간에서 사용자의 상황과 목적을 이해하고 이를 바탕으로 사용자와 상호 작용하며 사용자에게 긍정적 경험을 제공하는 공간입니다. 이와 같은 맥락에서 스마트오피스는 사무 공간과 업무 프로세스, 조직 구성원의 경험이 디지털 탈바꿈된 환경입니다. 5G 이동통신 네트워크 등 최신 ICT가 가능한 환경에 스마트 디바이스, AI 및 머신러닝, 딥러닝 등 IT기술이 적용되어 운영되는 공간으로 구성원의 업무, 창의적 활동, 휴식의 전 과정을 지원하기 때문입니다.

저탄소 녹색사회 실현

우리나라는 세계 10위의 온실가스 배출국으로 해마다 온실가스 배출이 증가하고 있으며 그 증가율은 OECD 국가 중 1위에 해당합니다. 향후 강도 높은 감축이 예상되는 실정입니다. 이에 스마트오피스는 출퇴근 교통량 감소와 사무공간의 효율적 이용을 통해 저탄소 사회 전환을 촉진하는 대표적인 방안으로 생각되고 있습니다. 신재생에너지, 에너지 효율성 향상과 함께 녹색 생활의 실천이 지속적으로 필요합니다.

업무 생산성 제고

스마트오피스는 환경 변화에 따른 사무 공간 내 시설물 제어로 운영비 절감에 기여할 수 있습니다. 사무실 내 온도, 습도, 미세먼지 등의 환경 데이터를 기반으로 각종 시설물을 제어하여 에너지 낭비를 막고 사무실 유지 관리 비용을 절감합니다. 이에 쾌적한 사무 공간 제공으로 인한 인재 확보, 직원 만족도 향상, 고객서비스 개선을 통해 조직의 생산성 제고에도 도움이 됩니다.

일과 삶의 균형을 통한 직원 복지 증진

최근 직장과 개인생활의 균형이 중요하게 인식되면서 선진국은 가족친화정책을 도입하여 추진해 오고 있습니다. 이에 우리 정부에서는 ‘가족친화 사회환경의 조성 촉진에 관한 법률’을 마련하고 가족친화 정책으로 재택근무, 탄력근무 등 권장하고 있습니다. 이에 스마트오피스는 교통비 및 출퇴근 시간 절감으로 복지 증진 효과를 누릴 수 있습니다.

저출산 대책 방안

현재 육아, 노부모 간병을 위해 휴직을 신청하는 경우 해당 부서 업무 과중 및 직원 경력 관리 등 인력 운영상 비효율 발생이 많습니다. 따라서, 휴직 신청자를 원격근무로 전환할 경우 조직의 인력난 및 생산성 저하를 방지하고 직원의 효과적 경력관리가 가능할 것으로 보입니다. 또한, 휴직에 따른 경제적 부담 해소로 출산 촉진에 기여할 수 있습니다. 생계를 위한 일자리 제공은 출산 및 노인부양을 위한 가장 현실적이고 실효성 있는 복지 혜택으로 보입니다.

재난 및 위기관리 체계 구축
스마트워크는 재난 및 비상사태 발생 시 업무 지속성 확보를 위한 중요한 수단으로 활용됩니다. 미 연방정부에서는 원격근무와 비상 근무체계를 연계 통합 관리하여 국가 비상사태 발생에 대비하고 있는 실정입니다. 테러, 허리케인 등 재난발생에 따른 청사 소실 시 업무수행 환경의 확보 같은 실질적인 계획을 수립하고 시행하고 있습니다.

스마트오피스 구축 사례

SK텔레콤

SK텔레콤은 2019년 2월에 테스트베드로서 직원 300여명을 대상으로 스마트오피스 시스템을 구축하여 시행하였습니다. 우편물이나 서류를 운반해주는 5G 딜리버리 로봇, AR글라스를 통해 원거리에 있는 직원과 가상공간에서 만나 업무회의를 할 수 있는 5GX 텔레프레즌스, 개인 노트북이 없어도 5G 스마트폰으로 어디서든 업무를 수행할 수 있는 5G VDI 도킹 시스템 등 5G 스마트오피스 모델을 선보였습니다.

그리고 임원실, 고정석, 케이블, 칸막이를 없애고 협업을 위한 가상회의실과 라운지, 집중업무실을 마련하여 업무 방식의 유연성을 제고하였습니다. 또한, SK텔레콤 임직원들은 5G 워킹 스루 시스템을 통해 출입증이나 지문인식 없이 얼굴인식을 통해 출입할 수 있습니다. 이 기능은 향후 ‘감정분석’으로 진화하여 표정을 통해 직원의 기분을 인식, 맞춤화된 휴식 환경을 추천하도록 설계하고 있습니다.

스마트오피스 지하 주차장에는 T맵 주차가 적용되어 실시간 주차 공간 확인부터 할인·자동결제까지 가능한 원스톱 주차서비스가 적용되어 있습니다. 또한, 코로나19로 인해 재택근무를 시행하면서 마이크로소프트의 협업 툴인 팀즈(Teams)와 클라우드 PC인 마이데스크 등 비대면 업무솔루션을 활용하여 스마트워크를 구현하고 있습니다.

SK텔레콤의 스마트오피스 / 자료 출처 : SK텔레콤

LG화학

LG화학은 2020년 4월부터 마이크로소프트의 메신저 기반 협업 솔루션인 팀즈(Teams)를 사무기술직 대상으로 전세계 사업장에 도입하였습니다. 이는 국내 기업의 팀즈 도입 사례 중 최대 규모입니다. LG화학은 팀즈 도입을 통해 비대면(Untact), 무중단(Unstoppable), 무제한(Unlimited)의 3U 업무 시스템 구축을 목표로 하고 있습니다.

비대면 업무 시스템은 실시간 채팅, 원격회의, 문서 공동 작업과 같은 기능을 활용하여 구축됩니다. 이를 통해 업무 상황을 실시간 공유하며 단순 상황보고와 같은 문서 작성을 줄이고 회의 참석을 위한 이동시간을 단축하여 업무 효율성을 증진시킬 수 있습니다.

무중단 업무 시스템은 PC, 노트북, 모바일 등 다양한 기기가 연동되어 언제 어디서나 업무를 수행할 수 있는 환경을 제공합니다. 무제한 시스템은 직원들이 간편하게 업무 정보에 접근할 수 있도록 돕습니다. 간단한 채팅부터 회의 내용, 문서 공동작업결과 등을 팀즈에 생성 및 보관합니다. 이 시스템을 통해 LG화학 임직원들은 누구나 한 번의 검색으로 업무 히스토리부터 맥락까지 파악할 수 있게 됩니다.

KB증권

KB증권은 사내 에자일 조직인 마블(M-able Land Tribe)이 활용할 수 있는 스마트오피스를 마련했습니다. 총 300평 규모로 들어선 스마트오피스는 대학교 도서관처럼 자율좌석제로 운영되고 있습니다. 직원들이 모바일예약시스템을 통해 자리를 예약하거나 입구에 설치된 키오스크를 통해 현장에서 지정할 수 있습니다.

가장 큰 특징은 회의실과 임원실이 없다는 점입니다. 기존의 획일적 회의실 개념에서 탈피하기 위해 ‘애자일 랩(Agile lab)’이라는 개방된 공간을 조성했습니다. 위계질서 위주의 수직적 조직 문화를 수평적 기업 문화로 바꾸고자 임원실도 없앴습니다. KB증권의 임원들은 다른 직원과 마찬가지로 좌석을 예약한 후 일반 자리에서 근무합니다.

카카오페이증권

카카오페이증권은 스마트오피스를 통해 본사와 영업지점 간 물리적 거리에서 발생하는 비효율을 줄여 나간다는 목표입니다. 카카오페이증권 본사는 경기도 성남시 판교 소재 현대백화점 오피스동에 있습니다. 기업금융, 리테일상품개발 직원들은 업무 특성상 여의도 출장에 많은 이동 시간을 할애했지만 스마트오피스를 활용하면 불편함은 크게 줄어들 전망입니다. 카카오페이증권의 스마트오피스는 인트라넷을 포함한 원활한 네트워크 환경뿐 아니라 기본적인 편의시설도 갖추고 있어 업무 협업이나 외부 미팅을 위한 거점 오피스로 역할을 수행할 예정입니다.

카카오페이증권의 스마트 오피스 / 자료 출처 : 카카오페이증권

씽플러스 스마트오피스를 소개합니다

씽플러스는 스마트오피스에 적용 가능한 다양한 IoT 서비스 포트폴리오를 구축했습니다. 스마트오피스를 고려하고 있지만 너무 많은 고려사항에 도입을 망설이게 된다면 씽플러스를 통한 순차적 도입을 제안합니다!

1. 최적의 근무 환경을 조성하는 제어 시스템

씽플러스 오피스 환경 제어 시스템은 쾌적한 실내환경 유지를 위해 실시간 전기 사용량 혹은 환경 변화(온도, 습도, 조도 등)에 따라 설정된 관리 시나리오로 냉난방기, 조명 등의 기기를 제어합니다. 시간대와 날씨 변화, 시설과 용도에 따라 언제 냉난방을 공급할 지, 조명은 언제 on/off할 지 등을 시뮬레이션해 가장 적은 에너지로 최대 효과를 볼 수 있는 조건을 설정해 냉난방 기기 및 조명을 제어합니다.

환경 변화에 따른 자동 제어로 에너지 효율을 높이고 최적의 근무 환경을 조성하여 업무 생산성을 증대시키는 것을 목표로 합니다. 이를 통해 건물 수명을 높이고 그 가치도 함께 올라가는 효과 또한 기대해볼 수 있습니다.

2. 에너지 사용 상황을 확인하는 EMS 시스템

씽플러스 Office EMS는 효율적인 에너지 관리를 위하여 에너지 사용 내역을 모니터링 하여 최적화된 건축물 에너지 관리방안을 제공하는 계측·제어 관리·운영 등이 통합된 시스템입니다. 사무 공간 내 에너지 사용기기(조명, 냉난방설비, 환기설비, 콘센트 등)에 센서 및 계측 장비를 설치하고 통신망으로 연계해 에너지원별(전력·가스·연료 등) 사용량을 실시간으로 모니터링하고 수집된 에너지 사용 정보를 최적화 분석을 통해 가장 효율적인 관리 방안으로 자동 제어합니다. Office EMS 시스템 도입으로 에너지 효율을 높이고 에너지 사용량을 절감하는 효과를 볼 수 있습니다.

Office EMS는 에너지 사용 정보를 수집·분석해 건축물 특성에 따라 최적화된 개선방안을 제시하고 자동제어해 건물이 상시 최적 가동상태를 유지되도록 하는 첨단시스템이다. 건축·기계·전기·신재생 등 건물 에너지와 관련된 고도의 전문지식에 정보통신기술을 접목시킨다는 점에서 기존시스템과 차별화됩니다.

3. 안전을 위한 화재 감지·소화 시스템

씽플러스 화재 감지·소화 시스템은 실시간 모니터링과 온도 변화를 자동으로 감지하는 스마트한 자동 소화기로 화재를 초기 감지 및 소화합니다. 전원이 필요없는 혁신적인 자동 소화기로 화재 상황 시 자동으로 소화약제를 방출하는 스마트 캡슐이 자체 온도 센싱 기능으로 설정 온도에 도달할 겨우 바로 반응합니다. 스틱 안의 캡슐이 온도에 반응하여 약제를 방출하면 질식소화와 냉각소화를 동시에 진행하여 화재를 효과적으로 진압합니다. 씽플러스 화재 감지·소화 시스템은 연기·농도의 변화와 특정 이상의 온도를 모니터링 하여 화재 징후를 감지하여 초기소화하는데 특화되어 있습니다. 또한 화재를 감지하더라도 스마트 캡슐의 작동이 안 될 경우를 대비하여 소화약제의 누기와 소화기 작동 상태 또한 모니터링 하여 모든 시나리오에 철저하게 대비합니다.

씽플러스 화재 감지·소화 시스템의 강점은 화재의 사각지대에 손쉽게 설치가 가능하다는 점입니다. 규모를 가리지 않고 분전반, 배전반 내 설치가 용이하고 다양한 수배전반 등 산업용 설비에 적용이 가능합니다. 콤팩트한 스마트 캡슐은 화재 발생 시 초기 감지가 어려운 배전반 등의 소규모 공간과 사람의 손이 닿기 힘든 곳에 적용하기 좋습니다.

씽플러스로 스마트오피스를 구축해보세요!

씽플러스는 스마트오피스 도입을 위한 컨설팅, 서비스 / 시스템 설계부터 통신 / 디바이스 추천 및 서비스 제공까지 전체 프로세스를 지원합니다.

구체적인 도입 방법이 궁금하시면 씽플러스로 문의해주세요!

RECENT USE CASES

에너지 효율은 UP 전력 품질은 KEEP, 에너지큐 서비스

08. 06. 2024/0 코멘트/카테고리: Insights - Use Cases, Product, Solutions - Industry /작성자: admin

에너지큐는 에너지 사용 현황 종합 모니터링과 전력 품질 관리를 통해 최적의 에너지 관리 방향을 제시합니다.